Las 8 columnas que necesita tu presupuesto de boda (y el colchón que casi nadie calcula)
Cómo montar la plantilla de presupuesto de boda celda a celda: ocho columnas, seis bloques con su porcentaje, control de señales y el colchón calculado.
El 53 % del presupuesto de una boda se va a dos partidas, el lugar y el catering, según la guía de costes de Bodas.net actualizada en junio de 2026. El otro 47 % se reparte entre veinte proveedores que cobran en momentos distintos, y ahí es donde una hoja mal montada deja de servir. Una plantilla de presupuesto de boda no necesita más partidas: necesita ocho columnas y una fila de colchón.
Este artículo describe esa hoja celda a celda para que la montéis vosotros en Excel, LibreOffice o Google Sheets. Si preferís partir de una ya montada, aquí está la misma hoja en Excel, con las ocho columnas, las fórmulas, el colchón y las celdas de control de este artículo. Aun así, leed la especificación: una hoja que entendéis la mantenéis al mes siguiente. El resto de la sección de organización de la boda parte de las mismas cifras.
Porcentajes y precios tomados de fuentes publicadas entre enero y junio de 2026 (AEAT, Bodas.net, Mesalia, Cronoshare, Kunst) y de ordenanzas municipales vigentes a septiembre de 2026. El reparto por bloques y el colchón son cálculos míos sobre una boda simulada. Pide presupuesto cerrado y con IVA.
Puntos clave
- Ocho columnas bastan. Las demás sobran y la hoja se abandona.
- La columna de la señal es la que evita los sustos: lo pagado no es lo comprometido.
- Reparto en seis bloques con su porcentaje de referencia.
- Colchón del 10 %, calculado sumando seis imprevistos reales con su fuente, no elegido a ojo.
- Con el calendario de pagos: quién cobra y cuándo.
Las ocho columnas, una por una
Abrid una hoja y llamadla «Presupuesto». La fila 1 son los encabezados y de la 2 en adelante va una línea por proveedor, nunca por concepto. El catering es una fila aunque incluya menú, barra y recena.
| Col. | Nombre | Qué va dentro | Formato y fórmula |
|---|---|---|---|
| A | Partida | El concepto: «Banquete», «Fotografía», «Flores», «Tasa municipal» | Texto |
| B | Proveedor | Nombre comercial y teléfono. Si aún no lo tenéis, «por decidir» | Texto |
| C | Presupuestado | El precio final, con IVA, del presupuesto por escrito | Moneda, 2 decimales |
| D | Señal pagada | Lo ya transferido y justificado. Nada de «lo pagamos el mes pasado» | Moneda, 2 decimales |
| E | Pendiente | Lo que queda por pagar a ese proveedor | =C2-D2, arrastrada hacia abajo |
| F | Fecha de pago | La fecha del próximo pago, no la de la boda | Fecha, formato dd/mm/aaaa |
| G | Forma de pago | Transferencia, tarjeta, efectivo, Bizum. Con el titular de la cuenta | Texto |
| H | Notas | Qué incluye, qué no, y la cláusula de cancelación resumida | Texto, celda ajustada |
Debajo de la última fila van tres totales y nada más: =SUMA(C2:C40) para el presupuestado, =SUMA(D2:D40) para lo pagado y =SUMA(E2:E40) para lo pendiente. Si el tercero no cuadra con la resta de los dos primeros, hay una celda escrita a mano en la columna E.
Y una regla que os va a ahorrar la mitad de los disgustos: en la columna C solo entran precios finales. Si un presupuesto llega sin impuesto, se convierte antes de apuntarlo. El banquete y el autobús se multiplican por 1,10 porque tributan al 10 % como restauración y transporte de viajeros; todo lo demás por 1,21, que es el tipo general.
La columna de la señal es la que evita los sustos
De las ocho, la D es la que distingue una hoja útil de un adorno. El motivo es que en una boda no pagáis al final: pagáis a plazos durante un año, y sin esa columna no sabéis nunca cuánto dinero tenéis realmente comprometido.
Un ejemplo con tarifa publicada. Kunst Fotografía cobra su pack con álbum a 1.615 € y lo reparte en 30 % al reservar, 30 % una semana antes y 40 % a la entrega. Con la señal pagada, la fila dice 1.615 € en C, 484,50 € en D y 1.130,50 € en E. Sin la columna D solo diría 1.615 €.
La finca suele pedir entre el 20 % y el 30 % a la reserva, el catering un segundo pago al cerrar el número de comensales y el DJ el resto el mismo día. Multiplicad eso por quince proveedores y veréis por qué tantas parejas llegan al último mes sin saber si les sobra o les falta.
Poned además dos celdas de control fuera de la tabla: el tope que os habéis fijado y la desviación, =C_total-tope, con formato condicional en rojo si sale positiva. Es la única alarma que necesita la hoja.
Cómo repartir el total: seis bloques con su porcentaje
Bodas.net cifra en el 53 % lo que se van el lugar y el catering. Sirve para el titular y se queda corto para repartir. Los porcentajes de esta tabla son míos y salen de descomponer una boda concreta: la simulación de 100 invitados en finca, 24.240 € con IVA, desglosada en cuánto cuesta una boda en España.
€ de los 24.240Porcentajes de referencia del artículo, aplicados a la boda B de 24.240 € que se construye en «cuánto cuesta una boda».
| Bloque | Qué mete dentro | % de referencia | En la boda de 24.240 € |
|---|---|---|---|
| Banquete y lugar | Menú, barra libre, recena, alquiler del espacio | 55-60 % | 14.000 € (57,8 %) |
| Imagen de los novios | Vestido, traje, peluquería, maquillaje, alianzas | 15-17 % | 4.080 € (16,8 %) |
| Fotografía y vídeo | Cobertura, álbum, postboda | 10-12 % | 2.815 € (11,6 %) |
| Música y animación | DJ, grupo, ceremonia, fotomatón | 4-5 % | 1.000 € (4,1 %) |
| Flores y decoración | Ramo, centros, ceremonia, atrezo | 4 % | 950 € (3,9 %) |
| Papelería, detalles, transporte y tasas | Invitaciones, detalles, autobús, coche, tasa municipal | 5-6 % | 1.395 € (5,8 %) |
En la hoja esto no es una columna más: son filas de subtotal. Agrupad las partidas por bloque, dejad una fila entre grupos y poned en ella =SUMA(C5:C12) con el nombre del bloque en la columna A. Añadid al lado el peso, =subtotal/C_total, en formato porcentaje.
Esa columna os dice si estáis desviados antes de gastar. Si la fotografía sale al 18 % y el banquete al 48 %, no es que el fotógrafo sea caro: es que os faltan invitados o el cubierto es bajo. Las decisiones para reequilibrarlo están en las doce decisiones que bajan la factura.
El calendario de pagos: quién cobra y cuándo
La columna F no es decorativa: es la que convierte la hoja en un calendario. Ordenad la tabla por esa columna de menor a mayor y tendréis, de un vistazo, los tres próximos pagos. Con trece meses de planificación de media según el Informe del Sector Nupcial 2026, son unos quince o veinte movimientos.
Añadid una columna auxiliar de aviso, aunque no cuente entre las ocho. La fórmula =SI(Y(F2<>"";F2-HOY()<=15;E2>0);"Pagar ya";"") os marca lo que vence en dos semanas y sigue pendiente. Con eso no hace falta ninguna aplicación.
El orden real de los cobros es casi siempre el mismo: finca y catering primero, fotógrafo y música después, vestido y traje a la mitad, y flores, detalles y transporte en el último mes. La tasa municipal va aparte: Madrid exige sus 120 € con carácter previo a la celebración. Ese calendario, cruzado con las tareas de cada mes, está en la checklist de boda mes a mes.
Los tres errores que descuadran cualquier hoja
Apuntar los precios sin IVA. Es el más caro de los tres y el más frecuente, porque muchos proveedores cotizan en neto: Mesalia avisa en su guía de que los suyos no lo incluyen. En la boda de 24.240 €, apuntarlo todo en neto dejaría fuera 1.465 € del 10 % del banquete, la barra y el autobús, más 2.014 € del 21 % del resto. Son 3.479 €, un 14,4 % del presupuesto, de golpe y en las últimas facturas.
Olvidar las propinas y los extras del día. No hay tarifa publicada para esto, así que os digo lo que es: un supuesto mío. Entre propinas al personal, el taxi de los abuelos y los caprichos de la última semana se van entre 200 € y 300 €, sin contar la hora extra ni los menús de más, que sí tienen precio conocido. No cabe como fila del presupuesto; por eso existe el colchón.
No dejar colchón, o gastárselo en marzo. Es el error que convierte los otros dos en un problema. Un presupuesto sin margen no está ajustado: está incompleto. Y se nota en el peor momento, cuando ya no podéis cambiar de proveedor porque hay señales pagadas.
Cuánto colchón dejar, con la cuenta hecha
Aquí está el número que casi todo el mundo repite y casi nadie calcula. En vez de daros un porcentaje, he sumado los seis imprevistos que de verdad aparecen, cada uno con su precio unitario y su fuente, sobre la misma boda de 24.240 €.
| Imprevisto | Precio unitario y fuente | Importe |
|---|---|---|
| Una hora extra de barra libre | 4-8 € por persona y hora (Cronoshare, 04-01-2026) × 100 | 400-800 € |
| Seis cubiertos de última hora | 120 € el cubierto (supuesto de la boda de referencia) | 720 € |
| Recena que el catering cobra aparte | 12 € por persona (Mesalia, 10-02-2026) × 100 | 0-1.200 € |
| Tasa municipal no prevista | 116,63 € en Sevilla · 328,00 € en Sagunto (ordenanzas vigentes) | 117-328 € |
| Un presupuesto que llegó sin IVA (el fotógrafo) | 21 % sobre 1.615 € (AEAT, tipo general) | 339 € |
| Propinas y extras del día | Sin tarifa publicada: supuesto propio | 200-300 € |
| Total | 1.776 € – 3.687 € |
Eso es entre el 7,3 % y el 15,2 % del presupuesto. Mi recomendación: dejad un 10 %, 2.424 € en esta boda, y ponedlo como una fila más de la hoja, no como una nota mental.
El porcentaje correcto depende de cuánto tengáis cerrado. Con todos los contratos firmados y con IVA, un 7 % cubre. Con la finca reservada y el resto a ojo, subid al 15 %. Y la regla que importa más que el número: ese dinero no se toca hasta el último mes.
Preguntas frecuentes
¿Qué columnas debe tener una plantilla de presupuesto de boda?
Ocho: partida, proveedor, presupuestado, señal pagada, pendiente, fecha de pago, forma de pago y notas. La de señal pagada es la que marca la diferencia, porque en una boda se paga a plazos durante más de un año. Con «previsto» y «real», que es lo que traen casi todas las hojas, no sabéis nunca cuánto tenéis comprometido.
¿Cuánto colchón hay que dejar en el presupuesto de una boda?
Un 10 %. En la boda de referencia de 24.240 € son 2.424 €. El cálculo de los seis imprevistos habituales da entre 1.776 € y 3.687 €, es decir, entre el 7,3 % y el 15,2 % del total. Si lo tenéis todo firmado y con IVA, un 7 % basta; si solo tenéis la finca, subidlo al 15 %.
¿Cómo se reparte el presupuesto de una boda por partidas?
Con seis bloques. Banquete y lugar, del 55 % al 60 %; imagen de los novios, del 15 % al 17 %; fotografía y vídeo, del 10 % al 12 %; música, un 4-5 %; flores, un 4 %; y papelería, detalles, transporte y tasas, entre el 5 % y el 6 %. Son porcentajes calculados sobre una boda concreta de 100 invitados.
¿Los presupuestos de los proveedores llevan el IVA incluido?
Depende del proveedor, y por eso hay que preguntarlo siempre. Mesalia avisa de que sus precios no lo incluyen; Kunst Fotografía dice expresamente que los suyos sí. El banquete y el transporte tributan al 10 % y el resto al 21 %, según la AEAT. Apuntad en la hoja solo precios finales: la diferencia en una boda media supera los 3.000 €.
Monta la hoja esta tarde: el orden exacto
Cuarenta minutos y está lista. Primero, encabezados de A a H en la fila 1, e inmovilizad esa fila. Segundo, una fila por cada proveedor que vayáis a necesitar, aunque la columna B diga «por decidir» en la mitad: el presupuesto se monta con los huecos dentro.
Tercero, agrupad las filas en los seis bloques y meted el subtotal con su porcentaje. Cuarto, arrastrad =C2-D2 por toda la columna E. Quinto, la fila del colchón al 10 % y las dos celdas de control, tope y desviación. Y sexto, la columna auxiliar de aviso con la fórmula del SI.
Lo de mañana es lo que decide si la hoja sirve. Coged los presupuestos que ya tengáis, convertidlos a precio final con IVA y apuntad las señales pagadas con su fecha. Si aún no tenéis ninguno, empezad por el orden de contratación de cómo organizar una boda paso a paso y por la tasa municipal del matrimonio civil de vuestro ayuntamiento: la fila más barata y la que más gente olvida.
